Más számítógépes szkennerekhez hasonlóan egy névjegykártya-olvasó lehetővé teszi, hogy a felhasználó üzleti kártyákat szkenneljen a számítógépbe digitális tároláshoz. A számítógépes szkennerek képesek a szöveges dokumentumok beolvasására és konvertálására gépelt szövegre OCR (optikai karakterfelismerés) szoftver használatával. A névjegykártya-olvasók hasonló elven dolgoznak, olvassák a névjegykártyán lévő szöveget és konvertálják a számítógépen gépelt szöveget.

Néhány névjegykártya-olvasó a névjegykártya szkennelésének funkcióit közvetlenül a Microsoft Outlook névjegy-rekordjába kínálja. Más olvasók egy internetes formátumba, közvetlenül egy új számítógépes fájlba, egy adatbázisba vagy akár egy CRM-rendszerbe is beolvashatnak, mint például a SalesForce.com vagy a Microsoft CRM. Néhány névjegykártya-olvasó képes csatlakozni PDA-eszközökhöz, okostelefonokhoz és táblagépekhez.

Napjainkban sokan helyettesítik névjegykártya-olvasóikat az okostelefonokkal, amelyek képesek a névjegykártya-adatok szkennelésére és tárolására.

Beviteli eszköz, szkenner-feltételek, vCard